10 съвета, които ще ви помогнат да менажирате времето си по-добре

10 съвета, които ще ви помогнат да менажирате времето си по-добре
Във времената, в които живеем, свързани с работа от вкъщи и съчетаване на служебните ангажименти с куп други задължения, способността за разпределяне на времето е повече от необходима. Ето защо е добре да следваме някои прости правила, които ще ни помогнат да спестим време, да оптимизираме дейностите си и да не прекаляваме с времето, прекарано пред екрана. 

Като част от инициативата “DataArt Wellbeing Weeks” нашият колега Дерек Гиб,  Engagement Manager в швейцарския офис на DataArt, подготви някои ценни съвети по темата, които могат да са ви от полза. Ето ги и тях:

1. Отделете 10 минути за съставяне на списък със задачи

Статистиките показват, че ще ви отнеме средно девет минути, за да направите списък със задачи за деня, и една минута, за да приоритизирате тези задачи. Изведете на преден план спешните дейности и се уверете, че приоритетите наистина са правилно подбрани, а не са базирани на това, което ви се иска да вършите.

2. Поддържайте графика си актуален

Проверявайте списъка си със задачи два пъти на ден, например сутрин, преди да започнете работа, и следобед, когато вече сте отметнали част от задачите. Това намалява шанса да пропуснете нещо важно. Когато съставяте графика си, задайте си въпроса: трябва ли наистина да отидете на съответната среща, каква ще бъде позлата от присъствието на нея, как можете да помогнете на другите участници и дали в крайна сметка тази среща няма да е просто загуба на време.

3. Използвайте таймбокс

Таймокс е предварително определен период от време, през който човек или екип работи задълбочено по изпълнението на дадена задача. Идеята тук не е работата да продължи, докато целта не бъде постигната. Точно обратното - подходът на таймбокса се състои в спиране на работата при достигане на предварително определеното време, след което се прави оценка на постигнатото.

4. Не се разсейвайте, колкото и трудно да е това

С постоянно пренасочване на вниманието губите изключително много време. Ако ви е трудно да се концентрирате, опитайте се да разберете какво точно ви разсейва и го неутрализирайте. Отделете време за това - ще бъдете много по-малко притеснени, знаейки каква е причината за вашето разконцентриране.

5. Деактивирайте известията 

Ако ви се налага да се задълбочите в нещо наистина важно и приоритетно, ще е от полза поне за известно време да спрете звука на комуникационните канали. Проверявайте имейла си, MS Teams, телефона и известията по Skype веднъж на час. Това е достатъчно, за да отговорите на спешни съобщения. Звучи малко плашещо, но почти всичко може да изчака 50 минути.

6. Бъдете внимателни с тези, които са твърде словоохотливи или обичат да си чатят

Ако имате колега, който ви ангажира твърде много със странични теми, а в същото време бързате да приключите с нещо спешно, не се колебайте да споделите, че не разполагате с излишно време. Ще трябва да зададете граници и в това няма нищо лошо.

7. Извлечете максимална полза от срещите

Преди всяка онлайн среща определете какво точно искате да постигнете като резултат от разговора, какво трябва да споделите, какъв проблем е нужно да решите. След това действайте според плана. Ако сте изпълнили всички задачи, не се колебайте да прекратите разговора по-рано. Ако не сте инициирали срещата, но колегата ви се нуждае от вашата помощ, съвсем удачно е да се извините и да преминете към спешните въпроси.

8. Делегирайте

Винаги, когато е възможно, делегирайте задачи на тези, които могат да ги изпълнят. След като се уверите, че графикът на вашия колега позволява да поеме съответната дейност, обяснете възможно най-подробно какво точно трябва да се направи и какъв резултат очаквате. Дайте си 20 минути да обясните задачата и го попитайте дали има нужда от допълнителни разяснения. И в крайна сметка - не забравяйте да оцените резултата.

9. Не бъдете перфекционист

Винаги има шанс да задълбаете в някаква задача по-дълго от необходимото в опит да я свършите перфектно. Но понякога това е за сметка на свободното ви време или на други важни неща. Ето защо, опитайте се да спазите баланса между качествено свършена работа и оптимално време, колкото и трудно да е това.

10. Не губете време в чакане на колегите

Ако не можете да продължите работата, докато не получите отговор от колега, предупредете за това. Определете в самото начало какви са крайните срокове. Когато 80% от времето, отредено за задачата, премине, уверете се, че всичко върви по план. Това ще помогне както на вас, така и на останалите.

И не на последно място - оставяйте си интервали за почивка, физическа активност и време за хората, на които държите. Това ще ви помогне да се заредите с нови сили и енергия за следващия работен ден.