Работа от разстояние с Microsoft Teams

15 май
Работа от разстояние с Microsoft Teams
DataArt e дългогодишен партньор на Microsoft и активно прилага в работата си продуктите и услугите, разработвани от компанията. В тази статия бихме искали да споделим своя опит и някои практически съвети при използването на продуктите на Microsoft и по-конкретно - Microsoft Teams. Ще се спрем на основните преимущества и функционалности на платформата, както и на базова информация относно настройки и подготовка за работа.

Много хора по целия свят преминаха към отдалечен режим на работа през последните няколко месеца, а това превърна възможността за управление на дистанционни екипи в ключов фактор за нормалното функциониране на бизнеса. В този случай на помощ идва Microsoft Teams - платформа за комуникация и сътрудничество, която дава възможност за:

  • споделени работни пространства
  • сигурно сътрудничество в реално време
  • съвместна работа с документи
  • чат между хората от екипа
  • вътрешни и външни разговори
  • организиране на онлайн събития и лекции
  • видео срещи и др.

Нека се спрем малко по-подробно на отделните функционалности:

Начални настройки

Най-добре е да започнете с гледане на кратко видеопредставяне на Microsoft Teams. Платформата позволява да създавате т. нар. "стандартни" и "частни" канали. Стандартните канали са отворени за всички членове на екипа, докато частните се използват за разговори между определени хора. Можете да определите "team owners" за администриране на достъпа, добавяне на нови членове и задаване на права.

Провеждане на ефективни срещи с Microsoft Teams

По време на видеосрещите в Microsoft Teams можете да замъглите фона си или да изберете изцяло нов фон, който платформата добавя. Участниците могат да използват прозореца за чат към срещата, за да споделят своите мнения и въпроси. Записаните срещи и автоматично генерираните записи са достъпни за тези, които не могат да присъстват.

В линковете по-долу можете да намерите полезна информация относно провеждане на среща в Teams (на английски език):

Работа със споделени документи

Платформата дава възможност на екипите, работещи от разстояние, да организират дейностите си и да концентрират цялата комуникация помежду си на едно място. Можете да добавяте раздели с най-важните и полезни за вашата организация инструменти, да обменяте документи в реално време (MS Word, Excel, PowerPoint) и да ги съхранявате и споделяте лесно и сигурно с други колеги. Функционалността за сътрудничество чрез документи, която Teams предоставя в Office 365, е съвместима и с G-suite. Вашият екип може да работи съвместно в един и същ документ, да вижда промени и да ги обсъжда чрез коментари. Документите са винаги актуални, споделени и достъпни на всяко устройство.

Полезна информация относно съвместната работа с файлове и документи (на английски език):

Организиране на събития в реално време чрез Teams Live Events

Една стандартна среща в Teams може да включва до 250 участника. Teams Live Events обаче дават възможност да организирате събитие на живо, на което да присъстват цели 10 000 души във формат за комуникация "един към много", където участието на аудиторията се състои предимно в гледане на съдържанието, споделено от домакина. Организаторите могат да създадат събитие, да поканят участници, да определят правата на участниците, да посочат членове на екипа, организиращ събитието, и да изберат метод на реализация (използвайки стандартния хардуер или външни устройства).

Полезни линкове относно това как да проведете събитие в реално време в Teams:

Въпреки че понякога се налага да се използва като спешна мярка, работата от разстояние става все по-важна част от съвременния живот. Ето защо, установяването на ефективни практики за отдалечена комуникация и използването на нови инструменти са от ключово значение. Microsoft Teams отговаря именно на тази нарастваща необходимост и дава възможност за висока продуктивност на екипа.

Платформата става все по-популярна и ще се използва от бизнеса дълго след като COVID-19 вече не е заплаха за общественото здраве. А това изисква високо ниво на мотивация, способност за работа в екип и усвояване на нови знания и умения.